Dokumentų tvarkymas
Komentarai (0) Dokumentų tvarkymas ir archyvavimas yra naudingas ne tik didelės apimties bendrovėms, bet ir nedidelėms, darbą vos pradėjusioms įmonėms. Šalia svarbiausių, pirmaeilių darbų, kuriuos, manoma, reikėtų atlikti, svarbu sustyguoti ir įmonės dokumentų saugojimo planą. Toks darbas kartais gali pasirodyti antraeilis ir ne toks svarbus, tačiau pradėję tinkamai tvarkyti savo veiklos dokumentus, ne tik sutaupysite laiko, bet ir padidinsite darbo našumą.
Teisingai archyvuojant, ar tiksliau tariant, pradėjus teisingai archyvuoti nuo pat įmonės veiklos pradžios, padidinsite darbo efektyvumą ir net jei neturite archyvaro darbo etato, darbuotojai, tiesiogiai atliekantys vienas ar kitas pareigas, galės tinkamai tvarkyti dokumentus ir juos paruošti saugojimui.
Toks dokumentų paruošimas saugojimui bus naudingas ir ieškant bei surandant reikiamus dokumentus. Įsivaizduokite, kiek laiko galėtų užimti dokumento paieška esant netvarkingam dokumentų laikymui. Taigi, dokumentų archyvavimas patogus ir tuo, jog prireikus visuomet galėsite lengvai atrasti tai, ko ieškote. Tai patogu ne tik asmeniniu požiūriu, bet ir numatant tokias situacijas, kuomet konkretaus darbuotojo arba archyvaro nėra darbo vietoje, kuomet vyksta personalo kaita arba darbuotojas atostogose.
Dokumentų tvarkymas
Šalia aukščiau paminėtų teigiamų darbo veiklos organizavimo savybių, dokumentų archyvavimo dėka sutaupysite ir erdvės savo darbo vietoje. Be to, kryptingas dokumentų tvarkymas padės išvengti papildomų išlaidų kanceliarijos pirkiniams.
Archyvuojant dokumentus svarbu laikytis tam skirtų numatytų teisinių reikalavimų. Skirtingiems dokumentams taikomi skirtingi reikalavimai, todėl svarbu susipažinti su dokumentų tvarkymą ir archyvavimą numatančiais teisiniais reikalavimais. Tai palengvins dokumentų paiešką ir, reikiamu laikotarpiu, dokumentų sunaikinimą.
Dokumentų srautas apima kiekvieną veiklą ir jos sritį, todėl turėtų būti archyvuojami visi dokumentai, kurie gali būti naudingi sprendžiant iškilusias problemas. Popierinių dokumentų kiekis įmonėse didėja nuolatos ir yra įprasta manyti, kad jų susegimas segtuvuose ir jų patalpinimas lentynose jau yra archyvavimas. Tai yra klaidinga nuomonė.
Dokumentus privaloma archyvuoti laikantis raštvedybos, dokumentų rengimo ir įforminimo, nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, taip pat bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle.
Jeigu įmonės, kurioje dirbate ar kuriai vadovaujate archyvas nėra profesionaliai prižiūrimas nuo pat įmonės veiklos pradžios, tokiu atveju dokumentų tvarkymas gali atimti nemažai resursų tiek finansiniu, tiek laiko požiūriu. Norint tinkamai archyvuoti dokumentus ir tai daryti laikantis galiojančių teisinių reikalavimų, ko gero teks samdytis šios srities žinovus profesionalus (tai įmanoma padaryti samdant tuo užsiimančios įmonės darbuotojus) arba apmokyti savo darbuotojus. Pastarasis atvejis nėra naudingas tuo, jog Jūsų darbuotojai turės atsitraukti nuo tiesiogiai atliekamų savo pareigų ir skirti papildomai laiko naujos srities žinioms įgyti. Todėl rekomenduotina būtų pasikonsultuoti su profesionalais. Tinkamai sutvarkytas archyvas vėliau gali būti naudingas tuo atžvilgiu, kad dokumentų tvarkymas taps lengvesnis įmonėje jau dirbantiems darbuotojams, o archyvavimo plano sudarymas padidins darbo našumą ir taps įpročiu darbuotojams paruošiant dokumentus saugojimui.
Taigi, jei įmonėje dokumentai laikomi netvarkingai, Jums prireiks vienkartinio dokumentų tvarkymo paslaugų ir vėliau nedidelio periodinio dokumentų archyvo peržiūrėjimo.
Tad jei norite išvengti papildomų išlaidų ir laiko gaišimo, stenkitės savo įmonės dokumentaciją sutvarkyti taip, kad vėliau ji nekeltų nepatogumų.
